请大家帮忙想想这个功能要怎么完成（题目说不清功能）

我现在要做个东西，其功能是这样的：读一批文件，其文件的内容格式都是一样的，取出有关数据，存到数据库里。然后在网页上按要求的格式显示出来，并能存成word。实现这些功能并不难。但现在有个问题就是，这些文件里的数据可能会不定期的被更改，不过次数不会多，而且还会不定期的有新文件加进来。我现在想的是打开网页时，启动“读写数据库”这个子功能，也就是打开主页面后，开始执行“读文件、取数据、如果数据有变动就更新数据库”。但是这样一来，每个人每次打开页面都要做一遍这样的事，我觉得这样的设计并不好，虽然只是公司的部分人用（目前大概20多个吧）。不知道我有没有说清楚，想请大家帮我想想这个要怎么设计，鞠躬，谢谢。