软件数据交互问题

大概流程是:软件中:用户A建立一个施工项目,里面包含的施工部门,每一个部门对应一个这个项目下的用户号,作用是限制每一个用只能录入本部门的相关数据.然后把这个项目的数据分别发给N个部门,N个部门还是用这个软件来查看这个项目,然后录入数据.录入完之后,就把数据发给用户A,用户A把这N个数据合并为一个.
  请问:这个软件之间的数据是怎么交互的.
      我知道的:1.做一个导入,导出,大概是生成SQL脚本.
             请问有没有做过这方面的需要的,或是有更好的提议的