客户端配置问题，求助

我写了一个定时提醒的小客户端，用EXE4J打包成EXE，再用setup factory做成安装程序。现在我的客户端再向服务器通讯时需发送用户名和用户部门，我把这2个信息存到本地的XML里面可以不？
如果写到XML里面，应该怎么做能够让客户填入自己的用户名和部门，可以再用户安装的的时候有用户输入，然后写到XML文件里面吗？是在setup factory里面设置吗？
有没有更好的实现方法？
客户端只是在提醒的时候弹出，平常看不到，用户无法操作，也没有登录功能。