用jsp，servlet做一个系统，遇到些问题，请教大家

小弟现在正在做一个系统。遇到些问题，请教大家
  自学过J2se，现在正在看jsp，servlet，小组还有六个人，不过编程都没有什么经验（包括我在内），准备用jsp 、servlet 写个学生处办公自动化系统（我们的课程设计），运行在B/S 模式下，  学生处的主要工作是组织各部门开展活动，我认为既然主要是组织活动，那我们需求调查时就以举办活动为中心，通过调查活动举办的流程，我们就应该对系统应该具有的功能有个初步的了解，如果需要还可以描述系统其他的业务，（感觉系统还是挺复杂的，而且我们时间有限，就两个月）接着提取功能、完善功能，最终得到系统功能结构图，  我们组长是这样做的，在经过粗略的小组讨论后他就给出了系统功能结构图，然后告诉我们按照功能结构图去描述系统（写一段文字，用来描述系统能干什么），对于系统功能结构图我们是丈二和尚摸不着头脑，  到底系统调查该如何进行？  还有个问题是，如何实现系统的权限分配（虽然还没到这一步），组长说我们的系统应该具有这样的功能，就是不同的部门进入系统时，展现的内容会有不同，有些操作对于某些部门是没有的，或者功能弱化了  例如： 各部门能够申请活动，学生会常委能批准活动申请，常委能查看物资使用情况，各部门就没有该项功能，常委能查看所有在职的人员信息，而各部门就只能查看部门内人员信息。