问个流程方面的问题,如何保证编码与实物的一一对应

如何保证材料管理系统中的"编码与实物的一一对应"呢?如何通过系统来把关? 
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现在运行的是一个自行开发的材料管理系统,主要功能材料的出库入库,汇总统计等. 
现在有一个问题不好处理,不知如何办? 
就是如何保证材料编码与实物的一一对应,现在发现有"一码多物"和"一物多码"的情况. 
一码多物:就是一个编码对应着多种不同的材料(尽管这些材料是相近的),比如都是灯管,但是不同品牌的多种灯管全体现在一个材料编码上,这些灯管的价格都是有区别的,而且牌子不一样,按理说应该用不同的编码的.这种情况就是入库时,操作员没有新增编码,而用以前的编码进行入库. 
一物多码,就是同一个实物,对应着多个编码,这是由于操作员工作不认真造成的,入库时,他们没有查看是否已存在这种材料的编码,而是新建一个,然后入库,这就造成很多一物多码的情况. 以上两种情况的出现,造成很多问题,我不知如何通过系统进行把关,总不能把问题都推在操作员身上,我想这个问题还是通过系统来解决.这种情况一般要通过什么方式处理呢?