财务系统中定额控制的问题

不知道哪位高手做过类似于财务系统中定额控制的问题，
大体情况通俗一点描述如下：
公司决定对需要购买的物品进行定额控制，即在年初由财务部制定出每一种需要购买的物品定额，
这个定额就是，每一月份购买这种物品的金额是固定的，如果有特殊情况需要购买的物品金额超过这个定额，
就可以自动向下个月借定额，如果借完了下个月的，需要再借下下个月的定额，以此类推，一共可以
借三个月的定额。
新增的情况我可以解决，现在的问题出现在修改或删除的情况，如果将这条记录金额改小了，那多出来的
金额如何再返还到原来所借的那几个月的记录中？？
如果大家有类似的有关定额控制的其他方法，希望高手不吝赐教！